Quando chiediamo se c'è un backup, la risposta è quasi sempre sì. Quando chiediamo quando è stato provato l'ultimo ripristino, la risposta è quasi sempre un silenzio.
È una distinzione che sembra pedante finché non serve. Avere copie e poter tornare operativi sono due cose diverse, e la seconda non discende automaticamente dalla prima.
I cinque modi in cui un backup non funziona
Nell'esperienza sul campo i guasti si ripetono, e nessuno è esotico.
Copia il posto sbagliato. Il backup è stato configurato anni fa su una cartella che nel frattempo non è più quella dove il lavoro finisce davvero. Nuovi programmi, nuove condivisioni, nuove abitudini: i dati si sono spostati e nessuno ha aggiornato la configurazione.
È fermo da mesi e nessuno se n'è accorto. Il processo fallisce, manda una notifica a un indirizzo che nessuno legge più, e continua a fallire in silenzio. È il caso più comune in assoluto.
È collegato sempre. Un disco esterno perennemente attaccato o una cartella di rete montata in permanenza vengono cifrati insieme a tutto il resto nel momento in cui arriva un attacco. Una copia raggiungibile dal sistema che si vuole proteggere non è una copia.
Salva i file ma non il sistema. Ci sono i documenti, ma non la configurazione del gestionale, non le licenze, non le impostazioni della posta. Ripartire richiede giorni di ricostruzione manuale.
Non è mai stato ripristinato. Il file c'è ma è corrotto, o il formato non è leggibile senza un programma che non hai più. Lo si scopre nel momento peggiore.
La prova in quattro passi
Si fa in un'ora, non richiede competenze specialistiche e va fatta oggi, non quando ci sarà tempo.
Passo 1 — Scegli tre file veri. Non un file di prova: tre documenti di lavoro reali, di tipo diverso, modificati nell'ultima settimana. Ad esempio un documento dell'ufficio, un dato del gestionale, una fotografia o un disegno.
Passo 2 — Chiedi di ripristinarli in un posto separato. Non sopra gli originali: in una cartella nuova. Se non sai come si fa, è già un risultato dell'esercizio: significa che nel momento dell'emergenza non lo saprebbe fare nessuno.
Passo 3 — Aprili. Non basta che il file esista: deve aprirsi con il programma giusto e contenere le modifiche recenti. Controlla la data dell'ultima modifica.
Passo 4 — Cronometra. Quanto tempo è passato dalla richiesta al file aperto? Moltiplica per la complessità di un ripristino totale e avrai un'idea onesta di quanto resterebbe ferma l'azienda.
Se uno qualunque dei quattro passi si è incagliato, hai trovato un problema che valeva la pena trovare adesso.
Le due domande che vengono dopo
Superata la prova, restano due decisioni da prendere consapevolmente, e sono decisioni di business, non tecniche.
Quanti dati puoi permetterti di perdere? Se il backup gira una volta al giorno alle due di notte, un guasto alle diciotto costa una giornata di lavoro. Va bene? Per uno studio professionale spesso sì. Per un e-commerce quasi mai.
Quanto puoi restare fermo? Un'ora, mezza giornata, tre giorni. La risposta determina l'investimento: ripartire in un'ora costa molto di più che ripartire in tre giorni, e ha senso solo se tre giorni di fermo costano di più.
Sono le due domande che facciamo all'inizio di ogni intervento su questo fronte, e quasi nessuno se le è mai poste in termini espliciti.
La regola pratica
Tre copie dei dati, su due supporti diversi, di cui una non raggiungibile dal sistema che protegge. È una regola vecchia e continua a essere quella giusta, perché copre insieme il guasto, l'errore umano e l'attacco.
Aggiungici una verifica di ripristino a calendario — trimestrale è un buon ritmo — e la parte più rischiosa del problema è chiusa.
Il documento che manca sempre
Accanto alla prova, serve una pagina che nessuno scrive mai: dove sono le copie, con quali credenziali si accede, in che ordine si ripristina, chi si chiama se la persona che se ne occupa è in ferie. Va tenuta anche su carta, in un posto fisico, perché nell'unico momento in cui serve i sistemi sono spenti. È l'ora meglio spesa dell'intero progetto e non richiede alcuna competenza tecnica per essere compilata.
La continuità operativa è una delle sei leve su cui interveniamo, e nelle imprese sopra i dieci addetti è quasi sempre fra le prime due. Se vuoi fare la prova insieme a qualcuno, scrivici: è l'ora meglio spesa dell'anno.
